GD har ordet: Om behovet av god administration

De flesta av mina texter om yrkeshögskolan handlar om hur vi kan vårda och utveckla systemets funktionalitet. Ibland handlar det om ganska abstrakta resonemang och ibland mer vardagliga frågeställningar. För mig är det viktigt att många ser och förstår hur systemet är uppbyggt, hur det fungerar och vad det presterar. Och att de finns en förståelse och förhoppningsvis en acceptans för de förändringar som genomförs i syfte att utveckla funktion och prestation. Jag vill ibland också ”flagga” för kommande ställningstaganden, förändringar och bedömningar, så att aktörerna i systemet ska kunna agera mer långsiktigt och veta vad som gäller från tid till annan.

Mina texter utgår från att det är i samspelet mellan anordnare, det anställande arbetslivet och de studerande i den enskilda utbildningen som systemets kvalitet och resultat skapas. Jag har ofta fokus på utbildningens genomförande och resultat. Denna gång tänkte jag dock lyfta ett annat perspektiv, som också måste fungera, för att en utbildning ska ha god kvalitet. Det handlar om vikten av att utbildningsadministrationen fungerar.

Administration - ja, det är ju kanske ingen som gör vågen precis när man hör ordet. Många förknippar det med något tråkigt, en börda och något som helst borde försvinna. Det är inte ofta man läser i en CV att någon framställer sig själv som en administrativ stjärna. I stället anses administration - och den lilla tråkiga lillkusinen rutin - stå i vägen för utrymme till kreativa tankar och utveckling. Men i själva verket är det ofta precis tvärtom. Att ha ordning på sin administration innebär att man kan göra saker och ting korrekt och i rätt tid. En väl fungerande administration och tydliga rutiner skapar utrymme för flexibilitet och frihet att utveckla och vara kreativ. På Wikipedia anges att administration är att hantera information för att fatta beslut och i Nordstedts svenska synonymordbok anges att en av synonymerna till ordet är skötsel. Och vem kan vara emot det?

Jag vill alltså passa på att slå ett slag för en väl fungerande utbildningsadministration - för ordning och reda. Det är en del av anordnarkompetensen. Det innebär att anordnaren har ordning på vilka studerande som är antagna och som är aktiva studerande – och inte. Det innebär att den studiedokumentation som görs är rättvisande. Det innebär att utbildningsbevis och examina som utfärdas är korrekta. Och inte minst innebär det att rekvirera statsbidrag på ett korrekt sätt.

Det finns säkert många skäl till att olika typer av administrativa fel uppstår. Skrivfel. Bristande noggrannhet. Stress. Tillfälliga vikarier. Bristande överlämning när någon slutar. Med mera. Många gånger ligger säkert anordnarens fokus på att bedriva bra utbildning och bidra till att kompetensförsörja arbetslivet – inte på att fylla i uppgifter i rätt kolumner. Vi måste dock hjälpas åt att minimera bristerna när det gäller administrationen. Det handlar om de studerandes rättssäkerhet, att de behandlas likvärdigt och korrekt och att de utbildningsbevis och examina som utfärdas är rättvisa och rättvisande. Detta är grundläggande värden och krav i en offentligt finansierad verksamhet. I en offentlig utbildning är utbildningsadministrationen det som håller ordning på vilka beslut som fattats om den enskilde och därmed vilka rättigheter och skyldigheter som de studerande har. Utbildningsadministrationen håller också ordning på exakt vilken utbildning den studerande går och vad som faktiskt har hänt och när. Det handlar också om effektivitet i alla led och därmed det faktum att bristande rutiner ofta ger upphov till studerandeklagomål.

Myndighetens ansvar är att inte skapa onödig administration genom att begära in för mycket information eller sådan vi redan har, att ha användarvänliga administrativa system – dvs att inte öka anordnarens uppgiftslämnarbörda i onödan. Här pågår det ett arbete med ansökansprocessen som kommer att ge effekter från 2018, 2019 och 2020. De senaste åren har vi även lagt stor vikt vid sådant som ska hjälpa anordnare att administrera på ett korrekt sätt, genom handböcker och rutinbeskrivningar samt tidiga kontakter.

Den signal som jag vill sända i detta sammanhang är att vi tar hänsyn till anordnarens administrativa förmåga, när vi prövar anordnarens kompetens för att bedriva YH-utbildning. Det är en aspekt bland flera andra som finns med i bedömningen. Upprepade och allvarliga brister kommer att kunna påverka de bedömningar som görs negativt.

Thomas Persson