Richard Lindh slår sig ner vid myndighetens konferensbord och rättar till sin ljusgråa kavaj. Sedan våren 2021 gör han och kollegerna regelbundna kontroller av rekvisitioner för studerande på yrkeshögskoleutbildningar, för att upptäcka och komma till rätta med eventuella felaktigheter.

Studerande meddelar inte avbrott

Statsbidrag ska endast betalas ut för studerande som aktivt bedriver studier, men ibland sker felaktiga rekvisitioner och enligt Richard sker dessa oftast i samband med att studerande avbryter sina studier utan att meddela skolan.

– Den normala rutinen är att studerande som vill avbryta sina studier kontaktar utbildningsanordnaren som då beslutar om ett studieavbrott. Datumet för avbrottet läggs in i studerandelistan på Mina sidor och då spärrar systemet automatiskt möjligheten att rekvirera statsbidrag för den studerande vid nästa rekvisitionstillfälle.

Men det förekommer som sagt att studerande blir frånvarande från utbildningen en längre tid utan att meddela något till anordnaren.

– Beroende på utbildningens upplägg kan undervisning och andra schemalagda träffar ske med ganska långt mellanrum och om den studerande inte själv meddelar att den vill göra avbrott, så förstår jag att det kan det vara svårt med en exakt gräns för när en studerande slutat att bedriva studier.

Rutiner för kontakt med studerande

Det Richard och hans kolleger vill se då är goda rutiner för att med rimlig säkerhet kunna bedöma vilka studerande som bedriver studier i anslutning till rekvisitionsdatumet.

– Vi kräver inte daglig kontakt med samtliga studeranden, men om det till exempel finns någon som normalt sett brukar delta i undervisningen men inte varit närvarande alls veckorna innan rekvirering, då behöver anordnaren försöka kontakta vederbörande för att undersöka saken.

Om det ser ut att ha skett en felaktig rekvisition så tar Richard eller annan kollega i första hand kontakt med anordnaren för en dialog.

– Då är det bra om det finns dokumentation på hur kontakten med den studerande skett. Det kan vara mailkontakt eller en lista som visar att den studerande deltagit vid någon av de senaste kunskapskontrollerna eller liknande.

Möjligt att besluta om studieavbrott

Om den studerande inte svarat på kontaktförsöken så upplyser Richard om möjligheten för anordnare att själva besluta om studieavbrott, utan att den studerande tagit initiativet.

– Men det behöver föregås av en tydlig kommunicering att så kommer att ske, om den studerande inte hör av sig innan ett visst datum.

Möjligheten för anordnare att själva besluta om studieavbrott gäller alltså bara om den studerande inte svarar. Richard är tydlig med att en anordnare inte kan besluta om studieavbrott mot någons vilja.

– Om den studerande svarar och vill behålla sin plats på utbildningen så kan anordnaren inte besluta om studieavbrott, oavsett om den studerande är aktiv eller inte.

Rekvirera endast för aktiva studerande

Här samlar sig Richard en stund och lutar sig sedan fram. Han förklarar att även om det inte finns förutsättningar för ett formellt studieavbrott, på grund av att den studerande önskar behålla sin plats, så innebär inte det per automatik att den studerande ska ingå i nästa rekvisition av statsbidrag.

– Grundregeln är alltjämt att stadsbidrag endast ska betalas ut för studerande som aktivt bedriver studier. Det gäller alltså som anordnare att kunna bedöma detta innan man rekvirerar, genom att ha koll på vilka som deltagit i undervisningen eller genomfört en kunskapskontroll de senaste veckorna.

Richard förstår att det kan uppstå dilemman, men påminner återigen om goda rutiner och tydlig dokumentation som underlag för rekvisitionen av statsbidrag för de studerande.

– Sedan vi började med uppföljning och tillsyn kring rekvireringar i tveksamma fall, så har felaktigheterna minskat stadigt. Jag vill ge en stor eloge till alla anordnare som gör sitt yttersta både för att utbilda studerande och för en ärlig inställning att vilja göra rätt med statens pengar.

– Ibland blir det fel men efter ett samtal så brukar de allra flesta förstå varför och betalar tillbaka pengarna. Förhoppningsvis har man lärt sig något så att det blir rätt nästa gång, annars är det bara att höra av sig till mig och mina kolleger vid tveksamma fall.

Om du som utbildningsanordnare har frågor om rekvirering vid studieavbrott är du välkommen att kontakta Richard Lindh och hans kolleger på enheten för tillsyn och studiedokumentation.

Läs mer om hantering av studiedokumentation och rekvisition på sidan Studieuppehåll och studieavbrott (anstånd med studier). Du kan också läsa mer i ”Handbok för administration av en yrkeshögskoleutbildning” som finns under sektionen guider på Mina sidor.

Ta del av fler stödartiklar

Anordnarstöd är en funktion på MYH som arbetar med att underlätta vardagen för olika aktörer inom myndighetens utbildningsformer, som utbildningsanordnare, arbetsliv och studie- och yrkesvägledare. Anordnarstödet har tagit fram ett antal stödartiklar som vänder sig till utbildningsanordnare, de handlar bland annat om hur ni som anordnare kan tänka kring marknadsföring, ledningsgruppsarbete och utbildningsupplägg. Under hösten kommer även fler artiklar publiceras. Du hittar stödartiklarna på sidan: Snabbkurser och vägledning.