Yvonne och Therese slår sig ner bredvid varandra vid konferensbordet. Blickarna går mot taket där lamporna lyser igen efter ett kortare strömavbrott. Datorerna har fått kontakt med nätverket och vi konstaterar alla hur beroende vi är av el och andra tjänster för att få vardagen att fungera. Samtalet blir nästan som en metafor över det vi samlats för att prata om, nämligen behovet av särskilt pedagogiskt stöd.

Skyldighet att ge SPS

Vi inleder med rättigheter och skyldigheter kring SPS. Yvonne, som ofta ger råd och vägledning i frågor om SPS inom ramen för tillsynsverksamheten, berättar att utbildningsanordnare av yrkeshögskoleutbildning är skyldiga att ge SPS till studerande som är i behov av det.

Hon hänvisar till 2 kap. 3 § 3 punkten i förordning (2009:130) om yrkeshögskolan, som är tillämplig oavsett möjligheten till statsbidrag eller särskilda medel (nedan benämnt ersättning) för kostnader som kan uppstå för att anpassa undervisningen utifrån den studerandes behov av särskilt pedagogiskt stöd.

Studerandes ansvar att styrka behovet

Behovet av stöd kan uppmärksammas både av anordnaren och av den studerande, men det är alltid den studerandes ansvar att styrka sitt behov. Det kan däremot ske på olika vis enligt Yvonne.

– Det måste inte vara genom läkarintyg, det kan räcka med att den studerande kan visa på att den haft stöd tidigare. Kanske finns det ett intyg och kontaktuppgifter till en tidigare lärare som kan bekräfta behovet.

Therese skjuter in att hon kommer att prata närmare om hur behovet av SPS avgörs och av vem.

Låt inte den studerande vänta

Therese, som till vardags arbetar med ansökningar om ersättning för kostnader för att ge stöd, lägger till att ersättning från myndigheten inte kan tas för given.

Men framför allt så ska studerande med behov av SPS inte behöva vänta på att en eventuell ansökan till myndigheten behandlas.

– Ansökan om ersättning är en separat process som inte tar bort skyldigheten att sätta i gång med de insatser som ni identifierat behov av. Skyldigheten att ge studerande med behov SPS gäller även om ansökan om ersättning avslås.

Universell utformning

Yvonne nickar instämmande och tar upp principen om universell utformning, som innebär att man planerar och genomför undervisningen så att den fungerar för så många som möjligt. Det kan enligt Yvonne vara ett sätt att undvika tillfälliga lösningar som kanske kommer med en lika tillfällig och osäker prislapp.

– Om man arbetar med tillgänglighet och utgår ifrån att individer vanligtvis har olika förutsättningar, så kan många stödbehov tas om hand utan större ansträngning inom ramen för befintligt utbildningsupplägg.

Hon ger exempel på åtgärder som kan underlätta för många, oavsett pedagogiska behov:

– Det kan handla om studieverkstad eller undervisning i studieteknik. Det kan också vara att man planerar för regelbunden kontakt och återkoppling under olika kursmoment, något som kan vara särskilt viktigt om du har en distansutbildning.

Men Yvonne tycker också att man bör planera för mer individuella behov, som ändå är vanligt förekommande.

– Planera till exempel för att vissa studerande kan behöva anteckningsstöd, längre tid att skriva tentamen eller möjlighet att sitta avskilt vid tentamen för att kunna koncentrera sig.

– Det kan vara klokt att planera för detta även utan åtanke på vilka merkostnader som myndigheten slutligen beviljar ersättning för.

Rimlighet och avgränsning

Vi kommer in på att anpassningen eller åtgärderna för att ge SPS ska vara rimliga. Yvonne är särskilt noga med att understryka att de inte ska vara på en sådan nivå att den studerande får konkurrensfördelar jämfört med studiekamraterna.

– Den studerande som får stöd ska hamna i en jämförbar situation med personer utan funktionsnedsättning. Man ska få hjälp att bli självständig i studierna.

Yvonne fortsätter att prata om rimlighet, och att anpassningar ska göras inom ramen för det som står i utbildningsplanen.

– Åtgärderna ska inte vara så omfattande att utbildningen ändras till att bli en annan. Till exempel ändra studietakten från heltid till deltid.

Hon lägger till att lärandemålen och betygskraven inte under några omständigheter får ändras.

– Pedagogiskt stöd innebär att det är kunskapsbärande. Du kan alltså inte ändra vad som ska examineras men däremot anpassa tillvägagångssättet.

Insatserna som ges bör dokumenteras så att de kan följas upp. Det är svårt på förhand att säga vilka insatser eller anpassningar som är lämpliga, men enligt Yvonne brukar det lösa sig i dialog mellan anordnaren och den studerande.

– Stödinsatsen behöver även fungera rent praktiskt i anordnarens hantering, så att kunskapskontrollerna kan göras rättssäkert.

Stöd kräver ett reellt behov

Yvonne fortsätter att prata om avgränsningar. Ibland ser hon exempel på när studerande efterfrågar SPS utan godtagbar grund.

– Skyldigheten att ge särskilt pedagogiskt stöd omfattar inte vanlig läxhjälp eller åtgärder för att hjälpa personer som halkat efter av anledningar som inte beror på en funktionsnedsättning.

Yvonne funderar en kort stund och säger sen att anordnare till exempel inte behöver ge stöd för att kompensera ledighet eller kortare sjukfrånvaro.

– Tanken är inte heller att ge särskilt pedagogiskt stöd för att det var länge sedan en studerande satt i en skolbänk och bedrev studier, säger hon och ler.

Närvarobrist inget skäl för SPS

Inom yrkeshögskolan förekommer det inga obligatoriska moment eller krav på närvaro. Det är alltså frivilligt för den studerande att ta del av undervisningen, även om målsättningen enligt Yvonne ändå är att de studerande ska delta på exempelvis lektioner, föreläsningar eller vid handledningstillfällen.

– Brist på närvaro kan göra att en studerande får svårt att hänga med i utbildningen. Det här kan förvisso vara en indikator på ett stödbehov, men om närvarobristen inte beror på en funktionsnedsättning, utan på att den studerande av olika andra anledningar valt att inte ta del av den undervisning som getts, då går det heller inte att förvänta sig SPS för att komma i kapp, säger hon.

Vissa stödinsatser ersätts inte längre

Therese lutar sig fram i stolen och tar ordet. Hon återknyter till Yvonnes budskap om att man inom ramen för tillgänglig undervisning kan göra stora insatser med relativt små medel.

– Genom att så att säga höja bottenplattan för alla kan man indirekt ge tillräckligt stöd även för personer som till exempel har koncentrationssvårigheter, utan att behöva sätta in särskilda åtgärder som kanske blir dyrare och kräver särskild planering.

– Bland annat därför har vi tagit bort ersättningen för förlängd tid att skriva tentamen. Vi menar att förlängd tid för tentamen är något som förbättrar förutsättningarna generellt, för alla studerande.

SPS är ingen absolut rättighet

Utbildningsanordnare är, som tidigare nämnts, enligt förordningen om yrkeshögskolan skyldiga att erbjuda SPS för studerande som behöver det, men Therese berättar att anordnare inte ensidigt måste gå på den studerandes linje. Det lilla ordet ”behöver” är centralt.

– Om en studerande hävdar ett behov av SPS så behöver hen kunna påvisa att behovet är reellt. Oavsett om det finns formella underlag eller inte som styrker ett behov, så behöver du som anordnare göra en bedömning. Om ni inte delar den studerandes syn så saknas det också anledning att ge något stöd.

Om man som anordnare bedömer att det saknas tillräcklig grund för SPS, så påminner Therese om vikten av att dokumentera bedömningen.

– Däremot, om ni som anordnare bedömer att den studerande har behov av SPS, då behöver stödinsatser sättas in så snart det är möjligt. Detta gäller oavsett om den studerande har underlag som styrker behovet.

Om den studerande kan verifiera sitt behov med underlag som styrker en varaktig funktionsnedsättning, så kan myndigheten under vissa förutsättningar ge ersättning för de merkostnader som följer med stödinsatsen.

Ersättning kräver underlag

Therese pausar kort och utvecklar sen vilka förutsättningarna är för att få ersättning.

– Den studerande ska kunna påvisa en varaktig funktionsnedsättning som påverkar studiesituationen. För att få ersättning för åtgärder behöver vi ha in ett underlag som styrker funktionsnedsättningen utfärdat av någon med formell kompetens, oftast pratar vi då om underlag från legitimerad sjukvårdspersonal.

Yvonne nämnde tidigare att en studerande kan påvisa sitt behov av SPS på flera olika sätt. Therese bekräftar detta, men lägger till att utan underlag som uppfyller myndighetens krav så uteblir möjligheten till ersättning.

– Om en studerande påvisar ett behov av SPS, och anordnaren delar bilden, så ska åtgärder sättas in även om underlag som styrker varaktig funktionsnedsättning saknas. Då får man helt enkelt täcka eventuella merkostnader inom ramen för det ordinarie stadsbidraget.

Ersättning för faktiska kostnader upp till en viss nivå

Enligt myndighetens praxis kan anordnaren få ersättning för faktiska kostnader. Therese förklarar vad det innebär om insatserna utförs med anställd personal:

– För anställd personal beräknas kostnaden per timme utifrån bruttomånadslönen och sociala avgifter fördelat på antal arbetade timmar per månad.

– För inhyrd personal motsvaras faktiska kostnader av vad som överenskommits mellan anordnaren och den som ska utföra stödinsatsen. Vad beloppet uppgår till behöver framgå av en offert eller faktura.

Hon lägger till att det för vissa stödinsatser finns en övre gräns.

– Kostnader utöver högsta ersättningsbelopp får anordnaren stå för själv.

Vissa stödinsatser ersätts inte

Therese ger exempel på stödinsatser som ersätts, bland annat kostnader för anteckningsstöd, mentorstöd och utökad lärartid.

– Anordnaren behöver dock stå för vissa kostnader inom ramen för ordinarie statsbidrag, till exempel kostnader som följer med studietekniska hjälpmedel såsom talsyntesprogram, säger hon och fortsätter.

– Som jag nämnde ersätter vi heller inte längre förlängd examinationstid. Och när det gäller utökad lärartid är gränsen maximalt en timme per vecka och för mentorsstöd två timmar.

Vänta inte med att ge stöd

Vi återkommer till anordnarens skyldighet att påbörja överenskomna stödinsatser så snart som möjligt.

– Tanken är inte att anordnaren ska vänta på beslut från myndigheten om ersättning innan stödinsatsen påbörjas. Det kan försvåra för den studerande att få vänta.

– Vi förutsätter att om anordnaren har skickat in en ansökan om att få ersättning så har de gjort en behovsprövning och därmed kommit fram till att stödinsatser behövs.

Therese ger däremot lugnande besked om någon skulle vara orolig för att inte få ersättning.

– Om samtliga förutsättningar för att få ersättning för kostnader för särskilt pedagogiskt stöd är uppfyllda, så beviljas ansökan. Vi kan även bevilja ersättning retroaktivt, upp till två månader, under förutsättning att insatsen har påbörjats.

Korta handläggningstider

Avslutningsvis medger Therese att handläggningstiden förut kunde vara lång, men att det nu har förbättrats.

– Dessutom har vi stärkt upp både bemanning och IT-tekniskt stöd för att handlägga ansökningarna, så nu har vi inga handläggningstider alls.

Mer information och frågor

Utbildningsanordnare ska följa de bestämmelser om särskilt pedagogiskt stöd som finns i förordningen (2009:130) om yrkeshögskolan. Anordnaren behöver även ta hänsyn till andra relevanta författningar, såsom diskrimineringslagen och arbetsmiljölagen. Arbetsmiljöverket har bland annat föreskrifter som reglerar fysisk tillgänglighet, i den här artikeln har vi endast ägnat oss åt pedagogiskt stöd.

Från och med den 1 december 2023 började myndighetens nya föreskrift (MYHFS 2023:3) om ansökan om ersättning för kostnader för särskilt pedagogiskt stöd att gälla.

Läs gärna Handbok om särskilt pedagogiskt stöd och nödvändiga stödinsatser som bland annat ger vägledning kring vad stödet kan innebära och som kan vara en hjälp vid bedömning av insatser.

Handboken tar även upp möjligheten att i vissa fall ansöka om statsbidrag för åtgärder som anordnaren vidtar.

Uppstår det frågor i samband med hantering av särskilt pedagogiskt stöd som handlar om rättigheter och skyldigheter för antingen studerande eller utbildningsanordnare, så går det bra att kontakta enheten för tillsyn och studiedokumentation för stöd och vägledning.

Har du frågor om utbildningsanordnarens rätt till ersättning för kostnader för särskilt pedagogiskt stöd och nödvändiga stödinsatser, ska du i stället vända dig till enheten för rättsfrågor (sps@myh.se).