Ledningsgruppen för en yrkeshögskoleutbildning ska vara ett forum för strategi och utveckling. Men för att väcka rätt engagemang och underlätta för de olika medlemmarna att hitta sin roll, så menar Jonas Svensson att dess uppgifter behöver kopplas till en verklighet som känns igen.

– De ledningsgrupper som verkligen ”knäckt koden” och fokuserar sitt arbete på att hela tiden sträva efter att uppnå utbildningens övergripande mål, nämligen att få fram efterfrågad och anställningsbar kompetens, får ofta ett bättre resultat, säger han och fortsätter:

– Samtidigt gäller det omvända. Att de ledningsgrupper som har brister i sitt arbete skulle jag säga till stor del har att göra med bristen på förståelse för sin roll och sina uppgifter.

Ledningsgruppens uppgifter enligt författningarna

Hur uttrycks då ledningsgruppens uppgifter i förordning och föreskrift? Vi börjar med att ta en titt på 4 kap. i Förordning (2009:130) om yrkeshögskolan (YHF):

1. Se till att utbildningen genomförs enligt lagen (2009:128) om yrkeshögskolan, denna och andra förordningar och föreskrifter som har meddelats av Myndigheten
2. Anta sökande till utbildningen,
3. Pröva frågor om tillgodoräknande enligt 2 kap. 12
4. Utfärda examens- och utbildningsbevis, och
5. Svara för att ett systematiskt kvalitetsarbete bedrivs.

Utöver detta så finns det en föreskrift från myndigheten som säger att ledningsgruppen även ska fastställa kursplanerna.

Du hittar länkar till författningarna längre ner på sidan.

Ledningsgruppens uppgifter på ”arbetsgivarspråk”

Förordningens olika delar hänger ihop i en logisk kedja, med det övergripande syftet att svara mot arbetslivets behov av kompetens.

Men hur kan man uttrycka dem annorlunda, så att de känns mer motiverande ur arbetslivets perspektiv?

Enligt Jonas är tricket att förstå att det finns två sidor av myntet inom yrkeshögskolan och att de kräver olika budskap. Å ena sidan ”skolperspektivet” och å den andra ”arbetslivsperspektivet” – och det gäller att ta fasta på det senare.

– Mitt tips är att omformulera och dela upp punkterna i strategiska- och operativa frågeställningar, som tar utgångspunkt i en vardag som kan kännas igen av en arbetsgivare, oavsett verksamhet eller bransch. Och att använda ett språk som engagerar och visar på möjligheter till konkret påverkan.

Exempel på strategiska frågor/uppgifter:

• Vilka utmaningar/behov har vår verksamhet?
• Vilken yrkesroll/kompetens saknas för att vi ska nå våra verksamhetsmål?
• Vad vill vi som bransch uppnå med YH-utbildningen? Det vill säga, vad ska den göra för skillnad för vårt arbetsliv? Att få in helt nya människor i branschen, eller att utveckla befintlig personal med nya kompetenser? Att expandera eller motsvara planerade pensionsavgångar? Vad är vårt mål?
• Vilka målgrupper tror vi har bra förutsättningar för att klara utbildningen? Finns det tillräckligt med lämpliga potentiella sökande?

Exempel på operativa frågor/uppgifter:

• Hur når vi våra målgrupper av potentiella studerande? Och hur väljer vi bäst ut de som vi tror har bäst förutsättningar för att klara av den?
• Vad ska man kunna efter examen?
• Hur vet vi att de studerande kan det som krävs i rollen?
• Vad kan vi bidra med från arbetslivet under utbildningen som har mest värde för att vi ska uppnå våra mål med utbildningen?
• Vad för utvärderingar behöver vi som ledningsgrupp ta del av för att ha insyn i att utbildningen fungerar väl?
• Vad behöver vi följa upp för att veta om utbildningen fyller sitt syfte i att kompetensförsörja vårt arbetsliv?

Tydligare för alla

Genom att arbeta utifrån de här frågeställningarna så svarar man enligt Jonas mot kraven i författningarna utan att man egentligen behöver tänka på det, men förhoppningsvis blir det tydligare för deltagarna i ledningsgruppen vad man faktiskt ska göra och enklare att gemensamt sätta upp konkreta och mätbara mål.

Jonas menar också att det här sättet att uttrycka ledningsgruppens uppgifter kan skapa en större förståelse hos omgivningen för värdet av ett engagemang i yrkeshögskolan.

– En del ledningsgruppsrepresentanter sköter sitt engagemang på sin fritid. Ibland saknas en tydlig uppbackning eller sanktionering från sin ordinarie arbetsplats, vilket är synd eftersom hela poängen med yrkeshögskolan är att både den egna verksamheten och branschen i stort ska få den kvalitetssäkrade kompetens som krävs för att kunna växa och utvecklas.

Tänk syfte och strategi – inte formalia

Ibland har Jonas mött ledningsgrupper som betraktat vissa av sina uppgifter som formalia, eller till och med ifrågasatt om de är relevanta för just ledningsgruppen att ta hand om. Detta gäller särskilt uppgiften att anta studerande samt att utfärda examen.

Jonas pekar återigen på syftet med ledningsgruppsarbetet och att se helheten i sin jakt på rätt kompetens.

– Antagning handlar till exempel om att attrahera rätt sökande genom att marknadsföra branschen och förklara vad yrkesrollen innebär. Och att visa utåt hur gärna man som arbetsgivare vill att olika personer ska söka och gå utbildningen.

En involverad och engagerad ledningsgrupp kan påverka och stärka rekryteringen till utbildningen, och Jonas ser gärna att man strävar efter en antagningsprocess som optimerar möjligheten att få fram de mest motiverade och bäst lämpade att gå utbildningen.

– Ledningsgruppen kan arbeta med både information och nätverkande men även formella verktyg. En möjlighet är att använda och påverka utformningen av ett så kallat ”särskilt prov” som urvalsgrund, i stället för att rutinmässigt välja de med högst betyg. Vi vet också av erfarenhet att behörighetsgivande förutbildning (BFU) ofta är ett mycket framgångsrikt verktyg för att hitta engagerade studerande som stannar kvar till examen.

Anpassa utbildningens upplägg utifrån målgruppen

Yrkeshögskola är vuxenutbildning, många har redan jobb och familj och att börja studera sent i livet kräver mer. Den som lär känna sin målgrupp har enligt Jonas lättare att utforma ett genomtänkt innehåll och upplägg på utbildningen.

– Målet är att ge de studerande så bra förutsättningar som möjligt att gå klart utbildningen och ta sin examen, utan större hinder på vägen eller avhopp. Det kan vara så enkelt som att förlägga vissa föreläsningar på kvällstid i stället för mitt på dagen, om det är så att många i klassen läser vid sidan av sitt jobb. Här kommer det strategiska arbetet tillbaka – har vi identifierat vår målgrupp? Har vi anpassat utbildningen för den? Ibland hittar man en annan målgrupp än den man trodde när utbildningen skapades, men då kan man utnyttja flexibiliteten i yrkeshögskolan till att utveckla den tillsammans.

Examenstillfället – ett gyllene tillfälle att rekrytera

Uppgiften att utfärda examen handlar också om mer än att bara sätta en stämpel på ett examensbevis.

– Det är ett gyllene tillfälle för arbetslivsrepresentanterna att både visa upp sig själva och få ett kvitto på att de studerande verkligen har den aktuella yrkeskunskap som krävs, och att de kan tillföra ett mervärde i branschen, säger Jonas.

Ledningsgruppen har det övergripande ansvaret för utbildningens kvalitet, genomströmning och resultat. Regelverket ger också stort utrymme för att kunna ta det ansvaret och påverka från ax till limpa.

– Jag tycker att man kan betrakta författningarna och de olika uppgifterna som en lång och sammanhängande rekryteringsprocess, i stället för isolerade moment som ska bockas av. Se möjligheterna och inte kraven, sammanfattar Jonas.

Värdefulla timmar

Jonas avslutar med att ledningsgruppsarbete ska vara kul. Den som har roligt och känner att det leder till en tydlig nytta blir också mer motiverad.

– Jag har mött arbetsgivare som sagt att de timmar som de lägger ner på sitt engagemang i yrkeshögskolan är bland de mest värdefulla de kan ägna sig åt.

Jonas erfarenhet, utifrån att ha mött många olika ledningsgrupper, är att den tid som krävs dessutom är mindre än man kan tro.

– Med tanke på att alla verksamheter på ett eller annat sätt behöver jobba med sin strategiska kompetensförsörjning, så finns det både synergieffekter och ett stort mervärde i att dela utmaningen med kolleger i branschen, och dessutom få ett värdefullt nätverk på köpet. De flesta som sitter i en chefsposition idag kan intyga hur tidskrävande en rekryteringsprocess är, så det kan vara värt att tänka på hur ledningsgruppsarbetet kan fungera som ett både tidseffektivt och kostnadseffektivt sätt att hitta rätt personal.

Mer information och vägledning

Vilka roller ska ingå i en korrekt sammansatt ledningsgrupp? Läs mer i stödartikeln nedan.

Hur kan man få till ett effektivare ledningsgruppsarbete genom rätt rollfördelning? Läs mer i stödartikeln nedan.

Ta del av goda exempel från olika utbildningar, bland annat inom ledningsgruppsarbete, som myndigheten samlat på sig genom kvalitetsgranskningar av yrkeshögskoleutbildningar.

I Förordning (2009:130) om yrkeshögskolan (YHF) kan du läsa om ledningsgruppens uppgifter.

Ta del av myndighetens föreskrift om kursplaner i yrkeshögskolan.

Myndigheten har tagit fram en broschyr riktad till arbetslivet, där du bland annat kan läsa om olika arbetsgivare som använder yrkeshögskolan som bas för rekrytering.