Att utbildningsplanen ligger fast betyder enligt Camilla att den inte längre uppdateras i samband med förändringar i utbildningen.

– Därför är det extra viktigt att anordnarna har rutiner för att dokumentera avvikelser och registrera aktuella uppgifter om utbildningen på Mina sidor, så att de studerande har korrekta uppgifter om sina studieresultat.

Camilla berättar vidare att de nya reglerna innebär en ökad frihet för anordnare att själva ansvara för ändringar i utbildningarna, men också ett större ansvar att dokumentera och hålla reda på avvikelser från utbildningsplanen.

– Att slippa ansöka om vissa förändringar avlastar administrativt, men innebär samtidigt ett större ansvar för att ha bra rutiner för att dokumentera ändringar och avvikelser och meddela det som krävs till myndigheten i tid.

Samma ansvar i ledningsgruppen

De nya reglerna innebär enligt Camilla egentligen inte någon skillnad i sak och ledningsgruppens ansvar kvarstår som tidigare.

– Friheten att göra ändringar, ändrar inte på det faktum att ledningsgruppen fortfarande ansvarar för att utbildningen drivs med hög kvalitet och i enlighet med gällande regelverk. Alla ändringar som rör utbildningen ska som vanligt behandlas i ledningsgruppen. Skillnaden är att man tidigare behövde myndighetens godkännande för ett flertal ändringar.

Uppgifter på Mina sidor ska matcha aktuella kursplaner

När vi kommer in på studerandeperspektivet så blir det tydligt när man lyssnar på Camilla, att inrapportering av aktuella uppgifter om kurserna ytterst handlar om de studerandes rättssäkerhet.

– Det har förekommit att kursplaner som myndigheten begärt in inte matchat uppgifterna på Mina sidor.

– Innan betyget rapporteras in till myndigheten behöver man säkerställa att kurserna har rätt namn och poäng utifrån aktuella kursplaner. Uppgifterna om studieresultat ligger bland annat till grund för värdehandlingar i form av examens- och utbildningsbevis och har stor betydelse för de enskilda studerande under lång tid framöver.

För att underlätta för anordnaren att samla alla uppgifter om utbildningen vartefter de ändras tipsar Camilla om att myndigheten tagit fram ett formulär med information om vad som gäller vid olika typer av ändringar.

– Formuläret finns på Mina sidor och är användbart för att dokumentera och ge en lättöverskådlig bild av samtliga ändringar och avvikelser från utbildningsplanen. Det ger anordnarna stöd för att få en samlad bild av gällande uppgifter för en utbildning.

Var observant vid snabbare väg till examen

Camilla tar på nytt upp att ändringar av uppgifter om utbildningen behöver komma in i tid, eftersom ändringar inte får göras retroaktivt.

– Har en kurs genomförts, eller tillgodoräknats, och blivit betygsatt så går det inte att göra några ändringar i kursens namn, upplägg eller omfattning.

Camilla avslutar med att anordnare behöver vara särskilt observanta om det finns studerande i en utbildningsomgång som tillgodoräknat sig delar av utbildningen och slutfört studierna tidigare än övriga klassen, till exempel i samband med YH-flex.

– Har man väl satt betyg i en kurs så går det som sagt inte att göra ändringar i kursens upplägg eller omfattning. Det går inte att ha flera versioner av genomförda kurser eller examen i en utbildningsomgång. Examen från en omgång ska ha samma villkor och innehåll för samtliga studerande.

Om du som utbildningsanordnare har frågor om uppdatering av uppgifter för studiedokumentation så är du välkommen att kontakta Camilla Hemgard och hennes kollegor på enheten för tillsyn och studiedokumentation.

Du kan läsa mer om förändringar i arbetet med utbildningsplanen på sidan Utbildningsplan, kursplaner och betyg.

På Mina sidor finns ett formulär som stöd för att dokumentera samtliga ändringar och avvikelser från utbildningsplanen. Använd gärna formuläret för att dokumentera även till exempel sådana ändringar som inte behöver meddelas myndigheten.