Nina och hennes kolleger har på senare tid märkt en ökning av frågor från anordnare om vad som gäller vid hantering av personuppgifter i samband med att personer söker till deras yrkeshögskoleutbildning.

– Osäkerheten kan vara kopplad till regler om GDPR, eller att sökande av olika anledningar inte vill, eller i en del fall ens kan, uppge ett svenskt personnummer.

Nina tar ett exempel där personer som är folkbokförda i Norge söker in på svenska yrkeshögskoleutbildningar.

– Då har de inget svenskt personnummer utan behöver skaffa sig ett så kallat samordningsnummer via Skatteverket.

Lagstöd att begära in personuppgifter

Nina förstår att det kan vara svårt som anordnare att stå på sig om en sökande ifrågasätter rätten att begära in personuppgifter, men då kan det vara tryggt att känna till att man som anordnare faktiskt har både lagstöd och en skyldighet att ta reda på de sökandes identitet.

– Personuppgifter som lämnas på Mina sidor för studerande på en utbildning behöver vara korrekta, bland annat för en korrekt rekvirering av statsbidrag och för att kunna koppla studieresultat till rätt individ.

Nina berättar att det även kan vara viktigt ur ett arbetsgivarperspektiv.

– Det händer att arbetsgivare hör av sig till oss för att säkerställa att en person verkligen har de meriter som den uppger. Skälen bakom kan variera, men ett skäl kan vara säkerhet, till exempel om man ska anställa en person inom vården.

Personuppgifter krävs för rekvisition

Vad händer om en studerande inte uppger korrekta personuppgifter, trots begäran?

– Om de är behöriga och klarar urvalet så måste du som anordnare anta dem till utbildningen i alla fall. Men konsekvensen blir att det inte går att rekvirera förrän den studerande går att registrera på Mina sidor. Studieresultaten får man också dokumentera och spara hos sig själv som anordnare tills vidare.

Verifiera uppgifterna

Men hur kan man då som anordnare säkerställa att personuppgifterna som en sökande lämnar stämmer?

– Ett alternativ kan vara att begära in personbevis i samband med antagning och sedan verifiera uppgifterna med legitimationskontroll vid registrering, till exempel att den studerande visar upp sitt körkort eller annan ID-handling.

– Om du trots detta känner dig osäker kan du verifiera uppgifterna genom att ringa Skatteverket. Du kan även, mot betalning, ansluta dig till deras personadressregister SPAR, säger Nina.

Skyddade personuppgifter

Utbildningsanordnare har en skyldighet att följa dataskyddsförordningen (GDPR), men Nina påminner även om vikten av att tydligt informera de sökande om hur deras personuppgifter används. Något som är särskilt viktigt för personer med skyddade personuppgifter.

– I myndighetens system för att registrera studerandeuppgifter på Mina sidor finns det till exempel ingen automatisk koppling till Skatteverkets uppgifter om skyddade personuppgifter, säger hon och fortsätter:

– Det finns en ruta på Mina sidor där du som anordnare kan markera om en studerande har skyddade personuppgifter, men då måste du så klart först ha uppmärksammat studerande på detta så att de som berörs kan informera er om behovet.

Nina tipsar även om att Skatteverket har bra vägledning för hur man ska hantera skyddade personuppgifter.

– De har bland annat kostnadsfria webbinarium som heter ”Skyddade personuppgifter - ett dolt kapitel i livet”.

Nedan kan du anmäla dig till Skatteverkets webbinarier och även hitta mer information om hur du kan hantera skyddade personuppgifter

Ny föreskrift om lämnande av personuppgifter

Den 1 januari 2024 började en ny föreskrift om lämnande av uppgifter om studerande och studieresultat att gälla, som påverkar studiedokumentationen för dig som utbildningsanordnare.

Läs mer om föreskriften och förändringarna i nyheten nedan. Du hittar även information på Mina sidor.

Om du som utbildningsanordnare har frågor om hantering av de studerandes personuppgifter, eller andra frågor som rör rättigheter och skyldigheter för studerande eller för dig som anordnare, så är du välkommen att kontakta Nina Willén och hennes kolleger på enheten för tillsyn och studiedokumentation.

Ta del av fler stödartiklar

Myndigheten tar löpande fram stödartiklar likt denna. Artiklarna tar upp olika ämnen som är relevanta för dig som är utbildningsanordnare.